Le modalità di utilizzo possibili per i totem da esterno sono molteplici: la facilità di gestione e di fruizione dei contenuti è il motivo alla base del loro successo e della loro diffusione.
Trasmettendo testi, immagini statiche o video attraverso schermi touch screen o display tradizionali, i totem da esterno rappresentano un supporto prezioso per le attività commerciali che intendono pubblicizzare i propri servizi, ma anche per le istituzioni e gli enti pubblici che hanno la necessità di comunicare con l'utenza a cui si rivolgono. In una località balneare, per esempio, dispositivi di questo tipo possono essere collocati in luoghi di grande passaggio per fornire informazioni sia ai residenti che ai turisti: gli appuntamenti pubblici più importanti, gli orari dei mezzi di trasporto, e così via.
Il funzionamento dei totem multimediali da esterno si basa su un player che può essere gestito da remoto e attraverso il quale vengono organizzati, programmati e pubblicati i vari contenuti. Nel totem è presente una sorta di mini pc che garantisce un funzionamento costante: basta una connessione a internet (o una connessione LAN, a seconda dei casi) per la diffusione di video, foto e news. Ovviamente, i totem sono studiati e costruiti per non subire le conseguenze dell'esposizione all'aria aperta: ecco perché, per esempio, possono essere dotati di un vetro frontale multistrato, oltre che di una specifica protezione contro gli eventuali atti di vandalismo.
La diretta esposizione ai raggi del sole non costituisce un problema e non è fonte di potenziali inconvenienti: anche quando le temperature sono molto alte, infatti, il totem non corre il rischio di surriscaldarsi, dal momento che è munito di un sistema di climatizzazione interna. Nessun pericolo in estate, dunque, e nemmeno per il resto dell'anno: le intemperie non possono causare danni di alcun genere, sia per la presenza della protezione esterna che per il sistema di deumidificazione collocato all'interno.
Per quel che riguarda gli schermi che possono essere installati sul totem, molto dipende dalle esigenze che devono essere soddisfatte: quando è necessario garantire un'interazione con gli utenti, infatti, non si può fare a meno del touch screen, che consente a chiunque di reperire le informazioni di cui ha bisogno, magari per cercare un certo capo di abbigliamento in un negozio di vestiti o per verificare l'orario di partenza di un treno in una stazione ferroviaria. Anche dal punto di vista delle dimensioni la possibilità di scelta è molto ampia, con soluzioni che possono essere adottate anche per i videowall.
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