La differenza, a prescindere dal tipo di archiviazione, è essenzialmente dovuta alla quantità ed al tipo di documenti che devono essere archiviati.
A fronte di un maggior flusso di pubblicazioni di cui tenere conto infatti, aumenta anche il numero delle postazioni dedicate al’archiviazione e anche la complessità e professionalità richieste al software ed all’hardware dedicato.
In alcuni casi, per dare un esempio, vengono fornite postazioni di archiviazione ad alta automazione, tipicamente dedicate a tipologie di documenti di genere librario, che arrivano addirittura a “sfogliare” i documenti in modo robotico.
Come si intuisce, postazioni di questo tipo richiedono investimenti maggiori che non postazioni con scanner ad acquisizione manuale, ed è quindi la tipologia del flusso documentale a determinare l’entità dell’investimento.
Al di là di tutto ciò comunque il vero vantaggio dell’archiviazione documentale diventa evidente quando è possibile applicare l’archiviazione sostitutiva.
Questo è possibile, ma la burocrazia italiana in questo settore è molto complicata (come se non bastasse l’abituale livello di complicazione). Archiviazione documentale sostitutiva infatti, implicando la dismissione degli archivi cartacei consente un risparmio estremamente netto ed evidente da un punto di vista logistico ed economico, ma a fronte di un notevole sforzo per l’adempimento normativo del settore.
La regolamentazione in questo caso è infatti molto stretta e complessa, ed è definita principalmente dalla Delibera CNIPA 19 febbraio 2004 n. 11(Gazzetta Ufficiale del 9 marzo 2004 n.57) e dalla Norma UNI 11386:2010 Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SinCRO).
Quando sia possibile, l’archiviazione documentale sostitutiva, oltre agli innegabili vantaggi in termini gestionali associa anche quelli ottenibili dal punto di vista, come detto sopra, logistici ed economici con conseguente marcatissimo risparmio da tutte le prospettive, snellendo e semplificando ogni aspetto legato alla documentazione fiscale o legale.
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