Come integrare in azienda i sistemi di archiviazione documentale? Lo chiediamo agli esperti

Riorganizzare l’azienda e i suoi processi di lavoro è unapratica che, negli ultimi anni, sta rivelandosi fondamentale per aumentare inmodo davvero sensibile le prestazioni e i profitti, e molto più intelligentedel semplice taglio dei costi a cui tanti si sono accodati. Naturalmente, pervedere dei risultati in questo senso, occorre affrontare la riorganizzazionecon serietà e convinzione, e partire senza dubbio da una pianificazione svoltacon la massima cura.  Una delleimplementazioni più redditizie e utili che le aziende stanno adottando è quelladella revisione in senso digitale della gestione dei documenti, conl’inserimento di sistemi evoluti di gestione documentale nei processi dilavoro: ma come fare perché questo processo, che necessariamente implica uncambiamento del modo di lavorare di giorno in giorno, funzioni al meglio esenza intoppi? Lo abbiamo domandato a degli esperti riconosciuti: lo staff di Datasis,un’azienda italiana specializzata nello sviluppo di software e hardware per lagestione documentale nelle aziende.  Sonoquattro i punti essenziali intorno ai quali deve ruotare una seria analisid’integrazione per questo genere di sistemi informatici:

I processi di lavoro

Come dicevamo, l’aspetto più delicato nell’integrazione di un qualsiasi nuovo sistema in azienda è quello dell’impatto sui processi di lavoro. Spesso evolutisi in maniera organica nel corso di anni di attività, questi processi rappresentano per i lavoratori un metodo ormai automatico di affrontare le cose, e per la dirigenza una sicurezza cui può essere faticoso accettare di rinunciare temporaneamente. Ciò nonostante è proprio alla dirigenza che sta il compito maggiore in questo senso: il personale non può accettare in maniera convinta e attiva un cambiamento che, di fatto, gli renda più faticosa o complicata l’attività quotidiana senza percepirne reali vantaggi. Per questo, il primo punto di cui tenere conto è che la pianificazione del sistema di gestione documentale per l’azienda deve essere svolta assolutamente insieme – e tenendo massimamente presenti le istanze che ne emergono – al personale che andrà poi ad utilizzarlo quotidianamente, così da realizzare un sistema che sia da subito riconosciuto come vantaggioso e funzionale.

I privilegi di accesso

C’è una fondamentale differenza fra il fatto che si digitalizzino e si archivino in forma indicizzata tutti i documenti prodotti in azienda e il fatto che questo li renda disponibili a tutto il personale: digitali o meno, quei documenti includono anche segreti aziendali, dati personali, lettere riservate e offerte limitate, alle quali solo le persone autorizzate devono avere accesso. Un sistema di gestione documentale permette un livello di dettaglio e precisione eccellente nell’attribuire ad ogni utente l’accesso soltanto ai documenti che deve poter vedere, ma per farlo deve essere definita in maniera certa la gerarchia di tali permessi d’accesso – e tale definizione va assolutamente svolta in fase preliminare per evitare intoppi in corso d’opera, molto più complessi da risolvere.

La questione logistica

L’organizzazione fisica delle aziende è molto diversa, e ha una pesante ricaduta su come organizzare un sistema di gestione documentale. Immaginiamo quattro situazioni, tutte reali e tutte profondamente differenti: un’azienda con un unico grande ufficio open space, un’azienda distribuita sui diversi piani di un edificio,  un’azienda con tre sedi distaccate situate in città lontane, e un’azienda in cui buona parte del personale lavori da posizioni remote, o in viaggio per motivi commerciali. È chiaro che è possibile sviluppare un sistema di gestione documentale ideale per ognuna di queste realtà, ma è altrettanto chiaro che è necessario tenere in conto, fin dall’inizio dell’analisi, le profonde differenze fra i quattro casi.

Le criticità

Non si può prescindere dal budget per nessuna decisione aziendale – nemmeno per quelle con ricadute potenzialmente molto redditizie. Proprio per questo, spesso è conveniente e intelligente iniziare ad implementare i sistemi di gestione digitale dei documenti solo in alcuni dei reparti o degli uffici aziendali: quelli dove si produce o si processa la maggior quantità di documenti, come l’amministrazione o il magazzino, ad esempio, sono gli uffici dove la gestione documentale può dare più velocemente i massimi risultati e soprattutto generare i vantaggi maggiori – spesso in maniera sufficiente a coprire il costo dell’estensione del sistema a tutta l’azienda. Una seria analisi deve quindi identificare da subito dove si verificano le maggiori criticità nella gestione dei documenti, così da intervenire lì con la massima priorità.

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